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Erfolgsprojekte

Aufbau und Weiterentwicklung eines MVZ in Süddeutschland

Projektzeitraum
2014 bis 2018

Die Aufgabenstellung
Ein Klinikverbund im süddeutschen Raum plant die Gründung und den Aufbau eines klinikeigenen Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ). Während des gesamten Prozesses berate ich den Kunden und bin außerdem bis zur Eröffnung mit der Überwachung und Steuerung des Projektmanagements beauftragt. Seit dem Start am 01.07.2015 steht zunächst die Etablierung und dann die Weiterentwicklung des jungen Unternehmens im Mittelpunkt meiner Beratungstätigkeit. Eine wichtige Aufgabe meinerseits ist es, zwischen unterschiedlichen Interessen zu vermitteln und für alle Beteiligten tragfähige Lösungen zu finden.

Das Projekt

Gründungsphase
Laut gesetzlicher Vorgabe waren zum damaligen Zeitpunkt für die Betriebserlaubnis eines MVZ mindestens zwei Fachdisziplinen erforderlich. Dafür wurden zwei Zulassungen niedergelassener Vertragsärzte gekauft, deren Arztsitze durch Verzichtserklärung der Ärzte auf das MVZ übertragen und beide Praxen im Rahmen von Betriebsübergängen integriert. Beide Ärzte wurden angestellt, ebenso der überwiegende Teil des medizinischen Fachpersonals übernommen. Im Mittelpunkt unserer Planungsarbeit standen das Schaffen der räumlichen Voraussetzungen, der Aufbau von Betriebsstrukturen und das Aufsetzen von Patientenversorgungsprozessen. Daneben forderten Planung, Budgetierung und Umsetzung zahlreicher Teilprojekte von der Einrichtung der Räume über die Hard- und Softwareausstattung bis hin zu Personalmanagement, Marketing-/Öffentlichkeitsarbeit und Sicherstellung der Leistungsabrechnung ein gut abgestimmtes und zielgerichtetes Projektmanagement.

Im ersten Jahr
Seit dem Start gehöre ich als externe Beraterin zu einer monatlichen Steuerungsgruppe, bei der tagesaktuelle operative ebenso wie strategische Themen und Problemstellungen auf der Tagesordnung stehen.

Ein richtungsweisendes strategisches Projekt war die Nachbesetzung einer der beiden Arztstellen, deren bisheriger Inhaber außerplanmäßig ausschied. Nach gründlicher Abwägung entschieden wir uns für die Aufteilung des Arztsitzes auf vier angestellte Ärzte, die mit je zehn Dienststunden pro Woche für die Versorgung der Patienten tätig sind. Der aufwändige diesbezügliche Antragsprozess beim Zulassungsausschuss für Vertragsärzte erforderte intensive Begleitung.

Hinsichtlich der Organisationsentwicklung optimierten wir Abläufe und Prozesse, z.B. im Bereich Abrechnung, konzipierten Steuerungsinstrumente im Personal- und Finanzbereich sowie im Qualitätsmanagement und entwickelten das Organigramm weiter. Auch Marketingthemen wie das Aktuellhalten der Webseite sowie deren Ausbau werden kontinuierlich von mir begleitet.

Im zweiten Jahr
Wie für das zweite Jahr vorgesehen konnten wir das Leistungsspektrum um ambulante Operationen erweitern. Außerdem wurde aufgrund des positiven Geschäftsverlaufs die Stelle einer leitenden Praxismanagerin erfolgreich besetzt. Der gesamte Einstellungsprozess, das Onboarding der Mitarbeiterin und das Training-on-the-job erfolgten extern unter meiner Leitung.

Organisatorisch im Fokus standen gelebtes, praxisnahes Qualitätsmanagement sowie die Nutzung von Synergien zwischen den beiden Praxisbereichen hinsichtlich personeller, organisatorischer, materieller und wissensbasierter Ressourcen. Eine weitere Facharzt-Zulassung wurde gekauft und in das MVZ eingebracht, um das hohe Patientenaufkommen aufzufangen und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

Überdies beriet ich die Geschäftsführung zur Positionierung in ihrer Rolle und zu Fragen der individuellen Weiterentwicklung als Führungskraft, z.B. zu Themen wie Personalführung, gezielter Personaleinsatz, Projektmanagement usw.

In den Folgejahren
Für die folgenden Jahre stand die Einarbeitung der Praxismanagerin in weitere spezifische Bereiche auf dem Programm. Dazu gehören z.B. die Themen Personalführung und –entwicklung sowie administrative Aufgaben, die der Geschäftsführung zuarbeiten und diese entlasten, wie Personalverwaltung und Controlling.

Ein wichtiger Schwerpunkt fürs dritte Jahr war die Weiterentwicklung und Vertiefung des Qualitätsmanagements. Dabei war auch der Aufbau eines Berichtswesens (Personal-, Organisations-, Finanz-, Leistungsberichtswesen) ein Teilprojekt. Ebenso wurde das MVZ im Thema Teamentwicklung beraten und trainiert, damit aus der vielfältig zusammengesetzten Belegschaft von etwa 20 Personen ein reibungslos und effizient arbeitendes Team zusammenwachsen konnte.

Strategisch bleibt die weitere Ausdehnung des Leistungsspektrums aktuell, die passend zum Standort und den Schwerpunkten des Klinikverbundes erfolgen soll.

Aus Kundensicht: Die Erfolgsfaktoren

  1. Das strukturierte und vorausschauend gesteuerte Projektmanagement meinerseits mit kontinuierlicher Prüfung der Zieleinhaltung (zeitlich, qualitativ und inhaltlich) und entsprechendem Nachhalten bei den Projektbeteiligten
  2. Meine jahrelange Erfahrung, explizit im Aufbau eines MVZ, die zahlreiche Stolpersteine antizipieren und vermeiden half
  3. Die enge Verzahnung des MVZ mit dem Krankenhaus, bei vollständiger rechtlicher Eigenständigkeit

 
 

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